CONCEPTO Y ESTRUCTURA DEL REGISTRO CIVIL
El Registro Civil es una institución pública dependiente del Ministerio de Justicia y que, como todo registro público, sirve para otorgar seguridad y certeza de que los datos allí inscritos se presumen como ciertos salvo que se pruebe lo contrario.
Cabe decir que se trata de un registro único para toda España pero que se estructura en una red de oficinas generales y consulares repartidas por todo el territorio español. De esta forma, encontramos:
- El Registro Central: se encarga de gestionar y centralizar todos las oficinas de él dependientes además de otras cuestiones expresamente encomendadas por la legislación.
- Oficinas Generales: En cada Comunidad Autónoma o ciudad con Estatuto de Autonomía debe ubicarse al menos una Oficina General del Registro. Aunque lo cierto es que prácticamente en cualquier municipio existen instituciones, juzgados o administraciones que hacen las funciones de Oficina General de Registro Civil. Las funciones principales de las Oficinas Generales son:
- Recibir y documentar declaraciones de conocimiento y de voluntad en materias propias de su competencia, así como expedir certificaciones.
- Recibir por vía electrónica o presencial solicitudes o formularios, así como otros documentos que sirvan de título para practicar un asiento en el Registro Civil.
- Practicar las inscripciones y demás asientos de su competencia.
- Expedir certificaciones de los asientos registrales.
El Registro Civil Central y las Oficinas Generales se encuentran bajo la dirección y supervisión de la Dirección General de los Registros y del Notariado, centro directivo y consultivo del Registro Civil de España quien se encarga, entre otras cuestiones de elaborar disposiciones de carácter general, dictar las instrucciones, resoluciones y circulares, supervisar y coordinar el cumplimiento de las normas registrales por el Encargado y demás personal al servicio de las Oficinas del Registro Civil, etc.
¿QUÉ SE INSCRIBE EN EL REGISTRO CIVIL?
El Registro Civil es un registro de personas y como tal, son hechos inscribibles los hechos concernientes al estado civil de ellas:
- Nacimiento
- Filiación
- Nacionalidad y vecindad civil
- Matrimonio
- Defunción
- Nombre y apellidos
- Emancipación y habilitación de edad
- Modificación judicial de la capacidad de las personas
- Declaración de ausencia y fallecimiento
- Patria potestad, tutela y demás representaciones
- Sexo y cambio de sexo
- Régimen económico matrimonial
- Tutela, curatela y demás representaciones legales y sus modificaciones
- Constitución y régimen del patrimonio protegido con personas con discapacidad
- Autotutela y apoderamientos preventivos
¿A QUÉ REGISTRO CIVIL DIRIGIRME?
El Registro competente para la inscripción de nacimientos, matrimonios y defunciones depende de las distintas circunstancias. Generalmente el registro competente será el del lugar en que se produzcan los hechos. Así, si una persona nace en Jaén, el registro competente para inscribir el nacimiento será el de Jaén. No obstante, la solicitud de inscripción y la práctica de la misma se pueden efectuar en cualquiera de las Oficinas Generales del Registro Civil con independencia del lugar en el que se produzcan los hechos o actos inscribibles. Si se producen en el extranjero, la inscripción se solicita en la Oficina Consular de la circunscripción correspondiente. Este hecho se debe a la centralización de la que goza la red de Registros Civiles de España que utilizan un único sistema de información y una misma aplicación.
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El Registro Civil es público para quienes tengan interés en conocer los datos inscritos. El acceso a los mismos puede realizarse mediante:
- Manifestación y examen de los libros previa autorización de su encargado
- Certificaciones de los datos que consten en los asientos del Registro. Hacen prueba solemne y auténtica respecto de los datos en ellas inscritos. No obstante, existen datos con una publicidad restringida tales como la filiación adoptiva y desconocida, rectificación de sexo, matrimonio secreto o los cambios de apellido autorizados por ser objeto de violencia de género. Las certificaciones podrán ser literales o de extracto: las literales comprenden íntegramente los asientos a que se refieren, con indicación de las firmas y las certificaciones en extracto u ordinarias, contienen los datos de que especialmente hace fe la inscripción correspondiente.
- Notas simples informativas: Se obtiene del Registro Civil una simple nota con los mismos datos registrales que puedan constar en las certificaciones, pero que carece de valor o eficacia probatoria y sólo sirve como mera información.
El Libro de Familia: constituye un documento oficial en el que, con el valor de certificación en extracto, se insertan datos referentes al estado civil de los integrantes de una determinada familia matrimonial, no matrimonial o adoptiva.
SOLICITUD DE CERTIFICADOS
La solicitud de certificados puede realizarse:
- Presencialmente en el Registro donde conste inscrito el hecho.
- Por correo ordinario.
- A través de la sede electrónica del Ministerio de Justicia (ver aquí).
El solicitante debe aportar DNI e incluir en el formulario o instancia de presentación las siguientes menciones:
- Nombre, apellidos, fecha y lugar de nacimiento de la persona sobre la que se solicita el certificado.
- Cuando se trate de certificar un matrimonio: nombres y apellidos de los contrayentes y lugar y fecha de celebración.
- Si se solicita certificado de defunción: nombre y apellidos de la persona fallecida y lugar y fecha del fallecimiento.
- Si la solicitud se presenta por correo ordinario, debe indicarse nombre, dirección postal y teléfono para el envío del certificado.
